Här har vi samlat vanliga frågor som berör föreningsverksamhet och besvarat dem. Kom ihåg att du alltid kan kontakta oss på Förbundet Hem och Skola när du behöver hjälp, e-post: hemochskola@hemochskola.fi
Kategoriuppdelning:
1. Grundläggande frågor (Snabbhjälp)
Fråga: Måste en styrelse ha en utnämnd person för varje post: ordförande, sekreterare, kassör etc.?
Svar: En registrerad förening måste ha åtminstone en ordförande + minimi två andra poster.
Fråga: Kan styrelsen utnämna en viceordförande utan att ordna ett föreningsmöte/årsmöte?
Svar: Ja. Den enda styrelseposten som måste fastställas av årsmötet är ordförandeposten. De andra posterna kan väljas internt i styrelsen.
Fråga: Vad händer om ingen vill ställa upp som ordförande för föreningen?
Svar: En registrerad förening måste ha en ordförande. Om ingen vill ställa upp som ordförande är den sittande ordförande ansvarig tills man väljer en ny. En föreningsstyrelse måste enligt föreningslagen ha minst tre styrelsemedlemmar; ordförande, sekreterare och kassör. Dessa tre kan inte avgå innan man har valt ersättare för dem
Fråga: Kan styrelsen fatta beslut via e-post eller WhatsApp?
Svar: Ja, om alla får ta del av ärendet och beslutet dokumenteras i protokoll. Skriv gärna: ”Beslut fattades per capsulam via e-post den [datum]”.
Fråga: Är styrelseprotokoll offentliga?
Svar: Nej. De är interna dokument för styrelsen och verksamhetsgranskare. Medlemmar kan få ta del av beslut som berör dem.
Fråga: Bör styrelsen använda en gemensam styrelsemejl?
Svar: Det är en smaksak, det rekommenderas för kontinuitet, arkivering och tydlighet men kan ibland bli knepig om många personer från styrelsen loggar in på mejlen via olika enheter. Vi rekommenderar att två personer från styrelsen har ansvaret för den gemensamma mejlen och att ni skriver en kom-ihåg-lista när styrelsen byts. Kom-ihåg-listan kan innehålla information om att byta verifieringsnummer och information om hur ni kategoriserar och lagrar dokument.
Fråga: Kan tidigare styrelsemedlemmar delta i möten utan att sitta i styrelsen?
Svar: Endast invalda styrelsemedlemmar har rätt att delta och besluta. Gäster kan bjudas in vid behov.
Fråga: Var hittar vi våra stadgar om tidigare styrelser inte sparat dem?
Svar: Om stadgar registrerats hos PRH efter 2011 kan de beställas. Om inte → nya stadgar måste skickas in.
Fråga: När är en styrelsemedlem jävig?
Svar: En styrelsemedlem är jävig när hen själv, en närstående eller ett företag som hen är kopplad till påverkas direkt av beslutet.
Exempel på jäv:
-Styrelsen beslutar om ersättning till en styrelsemedlems företag.
-En styrelsemedlem deltar i beslut om ekonomiskt stöd till den egna klassen.
-Styrelsen behandlar ett avtal där en närstående är leverantör.
En jävig person ska:
-anmäla jäv
-lämna rummet (eller den digitala behandlingen)
-inte delta i beslutet
Jävet antecknas i protokollet. Detta är viktig god förvaltningssed och minskar risken för misstankar om partiskhet.
Fråga: Är alla familjer automatiskt medlemmar i föräldraföreningen?
Svar: Nej. Det råder föreningsfrihet i vårt land. Det innebär att varje medborgare har rätt att vara medlem i olika föreningar men det måste vara ett aktivt val att vara medlem. Däremot är det viktigt att komma ihåg att en föräldraförening finns till för alla barn och familjer, oberoende om föräldrarna är medlemmar eller inte.
Fråga: Kan nya medlemmar tas in mitt i året?
Svar: Ja, om stadgarna tillåter styrelsen att godkänna medlemmar löpande.
Fråga: Hur ofta bör kontaktuppgifter samlas in enligt GDPR?
Svar: En gång per läsår är lämpligt. Rensa uppgifter när medlemskapet upphör.
Fråga: Hur länge får medlemslistor sparas?
Svar: Aktuella listor: innevarande år + 1 år, sammanställningar utan personuppgifter: kan sparas permanent
Fråga: Måste föreningen be om tillåtelse för att publicera fotografier där ansikten syns på sina kanaler i sociala medier?
Svar: Ja och nej. Det är inte olagligt att publicera bilder på personer som tagits t.ex. under föreningens allmänna tillfällen. Det är däremot viktigt att ingen av bilderna är kränkande. Det kan därför vara artigt och trevligt att samtidigt då man fotograferar fråga om någon inte vill synas på bilder som publiceras.
Fråga: Föreningen läggs ner, men det finns pengar kvar på kontot. Vad gör vi med dem?
Svar: Varje förening har i sina stadgar inskrivet vad som skall göras med medel som finns kvar i föreningen då en förening läggs ned.
Fråga: Får man samarbeta med företag?
Svar: Ja, men undvik marknadsföring riktad till barn. Skriv gärna ett enkelt avtal.
Fråga: Skolan vill att föreningen betalar för bussen till Stafettkarnevalen. Måste föreningen göra det?
Svar: Nej. Föreningen beslutar själv vilka ändamål föreningen vill stödja. En förenings huvudsakliga syfte är inte att stödja skolan eller daghemmet ekonomiskt. Tips! Svenska kulturfonden har ett eget stipendie för just bussar till Stafettkarnevalen.
Fråga: Hur länge måste bokföringsmaterial sparas?
Svar: Kvitton/verifikat/fakturor: 6 år, Bokslut/verksamhetsberättelser och löner/skatter: 10 år
Digital lagring är godkänt.
Fråga: Kan styrelsen söka bidrag utan möte?
Svar: Ja, om styrelsen tidigare beslutat om det. Fullmakt krävs för den som undertecknar.
Fråga: Får föreningen ge gåvor till personal eller elever?
Svar: Ja, om gåvorna är symboliska, jämlika och inte ersätter lön.
Fråga: Hur gör man en budget?
Svar: Inkludera medlemsavgifter, evenemang och aktiviteter, eventuella stöd till klasser, kommunikation, eventuella försäkringar och arvoden
Fråga: Kan föreningen använda MobilePay?
Svar: Ja, registrerade föreningar kan ha MobilePay-konto.
Fråga: Får föreningen ta betalt för klubbar etc. den ordnar för daghemmets/skolans barn?
Svar: Ja. En förening får ta betalt för klubbverksamhet. Det är ändå viktigt att tänka på den sociala rättvisan och att undvika ett föreningen förstärker den sociala ojämlikheten bland barnen.
Fråga: Ibland läser man i medierna om att någon person misstänks eller har dömts för att ha förskingrat pengar från en förening. Vad kan vi i vår egen förening göra för att försöka undvika detta i förebyggande syfte?
Svar: Detta förekommer mycket sällan, men tyvärr är det ändå en möjlighet att något dylikt kan ske. Vi har sammanställt ett dokument med rekommendationer om god förvaltningssed inom en Hem och Skola förenings ekonomi för att man så gott som möjligt skall kunna undvika och förebygga denna typ av problem. Här kan du ladda ner dokumentet.
Fråga: Vi har ogjorda bokslut från den föregående föreningen. På grund av detta har föreningen inte varit aktiv sen dess. Nu skulle vi vilja göra en omstart, men har ingen erfarenhet av hur man borde gå till väga.
Svar: Om det inte finns ett godkänt bokslut, måste de ogjorda boksluten göras retroaktivt. Om ingen från gamla styrelsen eller kassören finns tillhanda som kan göra det (vilket förstås skulle vara önskvärt) så måste någon annan helt enkelt se till att boksluten görs. De senaste valda verksamhetsgranskarna ska sedan granska och godkänna boksluten.
Nästa steg är att kalla till ett årsmöte där föreningsmötet godkänner bokslut och beviljar ansvarsfrihet för alla de år som föreningsmöte inte behandlat dessa handlingar. Verksamhetsberättelse för dessa år borde samtidigt godkännas, men antagligen har ingen egentlig verksamhet hållits under dessa år så den borde snabbt kunna behandlas.
Om ingen ny styrelse valts, så är det den senast valda styrelsen som är ”sittande” styrelse och som ska beviljas ansvarsskyldighet. Efter det har man så att säga putsat bordet och kan börja från rent bord med en ny vald styrelse som väljs på samma årsmöte där man behandlar ovanstående.
Fråga: Hur ska en Hem och Skola-förening gå tillväga när den ordnar en klubbverksamhet efter skolan där en extern person håller i klubben och får ett engångsarvode, men saknar företagsnamn?
Eftersom arvodet då behöver betalas som lön, vilka praktiska och lagstadgade åtgärder behöver föreningen beakta för att göra allt korrekt från början?
Svar: Att fungera som arbetsgivare och betala ut lön (även om det sker som ett engångsarvode) är tyvärr ganska byråkratiskt och inte helt enkelt och det finns tyvärr inte riktigt några möjligheter att skattefritt ersätta en person som till exempel leder en klubb.
Ett arvode är alltid skattepliktig inkomst för mottagaren. Föreningen ska i sin tur göra skatteinnehållning, betala alla arbetsgivaravgifter och anmäla till Inkomstregistret. Som arbetsgivare måste man be om skattekort (och bankkontouppgifter) av den som får lönen. Man måste alltså alltid:
Innehålla skatt på det betalda arvodet enligt skatteprocenten på skattekortet.
Betala in skatt + soc.skyddsavgift till skatteverket.
Anmäla det betalda arvodet till inkomstregistret (allt över 100 euro måste anmälas till beskattaren) inom 5 dagar efter utbetalningen.
Även arpl-avgift (pensionsförsäkringsavgift) och arbetslöshetspremie (till Sysselsättningsfonden) bör innehållas och betalas på basen av den betalda summan
Tyvärr gäller dessa regler även om man inte betalar regelbundna löner och/eller inte hör till arbetsgivarregistret. Här på Föreningsresursens hemsidor finns mera info om saken: ARBETSGIVARE – Föreningsresursen (foreningsresursen.fi)
Palkka.fi är ett avgiftsfritt löneberäkningsprogram, som Skatteförvaltningen upprätthåller, vilket är enkelt att använda och via det kan du betala lön, lämna anmälningar till inkomstregistret och ta hand om försäkringsavgifter och -premier.
