Många Hem och Skola-föreningar har sitt räkenskapsår i juli. Då är våren eller försommaren en bra tid att börja tänka på verksamheten och pengaströmmarna för följande verksamhetsår.
Varför ska man budgetera?
• Budgeten ger ekonomiska ramar för verksamheten. På första årsmötet, som vanligtvis sker i början av höstterminen presenteras verksamhetsplanen och budgeten för föreningens medlemmar. Under mötet fastslås också både verksamhetsplanen och budgeten. Observera att budgeten inte på samma sätt är obligatorisk som till exempel bokslutet (om inte stadgarna kräver det) men rekommenderas ändå för öppenhetens skull och för att kunna planera verksamheten på en detaljerad, ekonomisk nivå.
Vad är en budget?
Budgeten är verksamhetsplanen för föreningen angiven i pengar, och den stöder föreningen i att använda sina resurser kostnadseffektivt. Budgeten hjälper i bästa fall även föreningen att nå sitt ideella syfte.
• Budgeten berättar varifrån pengarna kommer samt hur och i vilka belopp pengarna ska användas under budgetperioden. Budgeten fungerar även som stöd för administrationen i föreningen i att organisera den löpande verksamheten och resursallokeringen.
Det brukar vara kassörens ansvar att i praktiken göra budgeten utifrån verksamhetsplanen, ofta i samarbete med ordföranden.
När verksamhetsplanen är klar görs budgeten. Plan och budget bör hänga ihop. Budgeten kan göras på olika nivåer, endast med klumpsummor för varje verksamhetsgren eller en mera detaljerad budget.
Målet för en allmännyttig förening är vanligtvis att använda alla pengar till verksamheten och att resultatet helst skall bli så nära +/- 0 som möjligt.
Några praktiska tips om budgetering:
– En del finansiärer kräver budget. Det är därför bra att ha budgeten som bas när man skriver ansökningar till finansiärer. En realistisk budget ger föreningen mer pålitlighet och transparens också i finansiärernas ögon.
– Gör budgeten så reell som möjligt. Tips! Använd en tidigare budget för verksamheten som grund.
– Gör budgeten enligt bästa uppskattning. Den får och ska leva enligt verkligheten under verksamhetsåret.
– Om ni vill kan ni göra realbudgeter, som mera i detalj motsvarar den ekonomiska verkligheten under årets lopp.
– Årsmötet ska godkänna budgetförslaget (och verksamhetsplanen).
– Budgeten behöver inte vara lika utförlig som bokslutet.
– Enkelt är bra!
Lycka till med budgeteringsarbetet i er förening! Genom att planera även den ekonomiska sidan av er verksamhet kan ni få ännu bättre struktur och nå nya höjder i er verksamhet.
Katarina Michelsson
Förbundsekonom
