Årsmöte
Årsmötet är föreningens viktigaste möte. Vid årsmötet väljs ordföranden och styrelsen. En av styrelsemedlemmarna skall representera lärarkåren. Årsmötet behandlar verksamhetsplanen och budgeten för kommande verksamhetsår samt godkänner verksamhetsberättelsen och bokslutet för året som varit.
På första styrelsemötet efter årsmötet träffas de nya styrelsemedlemmarna och konstituerar sig. Ordföranden blir oftast vald redan av årsmötet, de andra i styrelsen delar på övriga uppgifter bl.a. sekreterare, kassör, huvudklassombud och lärarrepresentant. Vid det första mötet är det bra att behandla verksamhetsplanen och budgeten samt att planera in vilka evenemang HoS-föreningen skall ordna/medverka i under kommande verksamhetsår. I det första protokollet skall också antecknas vem som har rätt att använda föreningens bankkonto. Gå igenom styrelserutiner: vem kallar till möte, hur skickas kallelsen ut, vem skriver agendan o.s.v. Informationen inom styrelsen löper bra om ni gör en ringkedja. AA ringer till AB som ringer till -AC- AD osv.
Efter första styrelsemötet undertecknas protokollet och sänds till banken ifall dispositionsrätten till bankkontot ändrats. En ändringsanmälan skall skickas till Patent- och registerbyrån, www.prh.fi, ifall namntecknaren i föreningen ändrats. Fyll också i blanketten Uppgifter om medlemsföreningen, www.hemochskola.fi/medlemsdata, så att information från Förbundet Hem och Skola i Finland rf hittar till rätt person.
När du blivit vald till ordförande
Gå igenom föreningens stadgar. Vem är föreningens namntecknare och vem har rätt att använda föreningens bankkonto? Se över föreningens verksamhetsplan och budget tillsammans med styrelsen. Skapa en fungerande arbetsfördelning i styrelsen. Kom överens om vem som gör vad. Under styrelsens möten: sammanfatta diskussionen efter varje ärende som styrelsen behandlar - det underlättar sekreterarens arbete. Se också Ordförande.
När du blivit vald till sekreterare
Ditt arbete underlättas om du börjar med att gå igenom föreningens stadgar. Hur skall styrelsen kallas till möte, kan möteskallelsen sändas per e-post eller elevpost? Vem gör möteskallelsen och föredragningslistan? Du eller ordföranden? Skapa en rutin i de här frågorna. Gör en lista med namn, adress, telefonnummer och barnets namn/klass på föreningens styrelse, klassombuden och direktionens eller skolkommitténs medlemmar. Dela ut listan till klassombuden.
När du blivit vald till kassör
Se efter i föreningens stadgar när bokslut och revision skall göras. Vem är föreningens namntecknare? Vem har rätt att använda föreningens bankkonto? Vem i styrelsen godkänner föreningens räkningar?
-Medlemsavgiften till den egna föreningen
Hur och när delas medlemsavgiftsblanketterna ut? Sänds de per brev eller per elevpost? Räknas medlemsavgiften per familj eller per förälder? Hur sköts inkasseringen av medlemsavgiften? Vem sköter medlemskartoteket? Diskutera de här frågorna i styrelsen.
-Medlemsavgiften till förbundet
Förbundets årsmöte fastställer medlemsavgiften. Därefter sänds faktura till medlemsföreningarna.
När du blivit vald till huvudklassombud
Som huvudklassombud är du länken mellan styrelsen och klassombuden. Du främjar samarbetet genom att ge praktisk information. Minns att den personliga kontakten ändå är viktigast.
-Klassombudens väljs
Klassombuden väljs ofta vid skolans första föräldramöte på hösten. Förbered och informera ettornas föräldrar om val av klassombud och vad det innebär Det är Hem och Skola som håller i trådarna.
-Klassombudsmöte
Sammankalla klassombuden till ett möte, helst inom september. Gå igenom klassombudens uppgifter. Presentera HoS-klassombudsmaterial och övrigt material för klassombuden.
Under året hålls ett antal styrelsemöten. På styrelsemötet behandlas kommande verksamhet och genomförda projekt utvärderas. Dessutom kan det vara bra att diskutera:
Kontakten till föräldrarna
Hur sker informationen till de övriga föräldrarna i skolan? Vet alla föräldrar att det finns en Hem och Skola-förening och vad den gör? Vem informerar de nya ettornas föräldrar?
Kontakten till rektorn och lärarna
Rektorn och lärarna i skolan är samarbetsparter i Hem och Skola-arbetet. Diskutera verksamhetsplanen med rektorn eller lärarrepresentanten. Samarbeta alltid med dem.
Brev till föreningarna
Breven från förbundets kansli sänds till föreningens ordförande. Breven informerar om aktuellt inom skolvärlden, evenemang på förbundsnivå och nytt material. Kurser och seminarier som förbundet ordnar är bra utbildning för föreningens styrelsemedlemmar, klassombud och andra HoS-aktiva. Meddela de andra i styrelsen om aktuella frågor och sammankomster.
Hem och Skola-material
Allt nytt material som HoS-kansliet ger ut skickas till ordföranden. Mera material finns på adressen www.hemochskola.fi/materialkatalog.
Tidningen Vi och vår skola
Förbundets tidning Vi och vår skola utkommer fyra gånger per år. Tidningen sänds i paket till skolan för utdelning via elevpost.
HoS-föreläsare
Föreläsare för en föräldrakväll? Ibland kan ett föräldramöte piggas upp av en utomstående föreläsare. Förbundet Hem och Skola upprätthåller en lista över föreläsare i olika ämnen.
Regionala kontaktpersoner och HoS-kansliet
Förbundet styrelsemedlemmar fungerar också som regionala kontaktpersoner. De ordnar regionträffar och besöker föreningen vid behov. HoS-kansliet fungerar som informations- och servicecentral i Hem och Skola-frågor. Om du behöver idéer för verksamheten, förslag till program eller annars vill diskutera Hem och Skola-arbetet kan du ta kontakt per tfn 09-565 77 70 eller e-post hemochskola@hemochskola.fi.